Checklist para hacer un plan de mudanza de oficina

Las mudanzas siempre generan preocupación y estrés debido a todo lo que conlleva trasladarse de una oficina a otra, documentación importante, equipos de gran valor, mobiliarios, etc.

Por eso para ayudarlo en su proceso de mudanza a otra oficina le traemos varios consejos y un checklist para que tenga éxito y pueda trastearse sin mayor problema:

1. El presupuesto también se planea: realizar una mudanza es un gasto que sí o sí la empresa debe incluir en su presupuesto, por lo que es importante contar con varias opciones tanto de oficinas cómo de empresas encargadas del traslado; para escoger estas últimas es importante analizar los costos, su trayectoria, servicios adicionales, opiniones sobre su labor y el proceso de mudanza que realizan. Tener en cuenta esto asegura que no haya gastos adicionales o que si se presentan sean mínimos, ayudando a la empresa a optimizar su presupuesto.
2. Nueva oficina, nuevos espacios: antes de pensar en la mudanza, hay que encontrar una nueva oficina, para hacerlo tenga en cuenta el presupuesto que se estableció, los mobiliarios y las funcionalidades del espacio. En otras palabras los muebles, archivadores y equipos deben poder ubicarse sin problema; cada trabajador debe tener un espacio de trabajo cómodo (lo recomendable es de 1.50 m); también debe tenerse en cuenta un estimado del posible crecimiento de la empresa en los próximos años. La búsqueda inmobiliaria debe tener en mente las necesidades de espacio de la empresa, la iluminación y áreas de trabajo, vías de acceso y transporte para los empleados, seguridad, factores económicos, ubicación de los clientes, entre otros.
3. La mudanza debe estar a cargo de alguien: mudarse no puede ser algo de un día, sobre todo si se trata de una empresa; realizar un traslado es un tarea de mucha responsabilidad y debe ejecutarse a través de un plan, donde haya un líder que dirija el resto del equipo, designe responsabilidades y labores para minimizar los errores y riesgos. Para elegir la persona que se encargue de toda la mudanza debe tener en cuenta su capacidad de liderazgo y organización, además, debe elaborar un plan de mudanza para que todo marche según los planes, el cual debe ser evaluado y aprobado por los directivos.
4. Cronograma de mudanza: cuando se traslada una oficina de lugar es vital tener en cuenta los tiempos, ya que, así se evita afectar la productividad de los empleados, el cumplimiento a los clientes y demás procesos internos; para evitar esto es importante que en el plan de mudanza se tenga una fecha de mudanza (preferiblemente un fin de semana), tiempo de instalación, traslado de documentación, revisión de conectividad y funcionamiento de los equipos, etc.
5. Espacios amigables: el cambiar de oficina es una oportunidad de mejora tanto para la empresa como para los empleados, se trata de mejorar el ambiente laboral y la productividad aprovechando los espacios, piense en ubicar de forma diferente los puestos de trabajo según la dinámica por áreas, cerciórese de que la movilidad sea fácil e intuitiva y que la comunicación entre equipos de trabajo fluya, podrá ver cambios significativos en la productividad de su personal. También puede aprovechar para botar archivos y muebles que estén obsoletos.
6. Contrate expertos en mudanza: no de por sentado que trasladarse de oficina es algo fácil, lo mejor es que contrate una empresa especializada en mudanzas, con esto protege sus bienes y permite que el proceso sea más organizado y sin riesgos; lo que menos quiere es que se incrementen los gastos de su empresa por daños en el trasteo, contar con una empresa como Renta Espacio le ayudará a reducir el tiempo de traslado, el cargue y descargue de los muebles, inclusive puede contratar los servicios de embalaje para que ellos se encarguen de empacar todo los elementos de la oficina.
7. Una nueva oficina implica algunos gastos extras: inicialmente al estar en la nueva oficina, surgirán necesidades que tal vez eran imposibles de prever, no obstante es algo habitual cuando hay un traslado de oficina, los más habituales son retoques de pintura o infraestructura; nuevos accesorios como canecas de basura, algún escritorio, entre otros; adaptaciones y reparaciones en los inmuebles; etc.