Los propietarios y gerentes de empresas saben que conservar los registros puede ser una verdadera salvación. No sólo hay que conservar los registros para cumplir con temas contables y tributarios, sino que hay que mantener los archivos de los empleados, los contratos, incluso los documentos de las garantías.
Todos intentamos ser mucho más digitales, pero a veces es necesario conservar copias físicas en papel. Por eso es tan importante el almacenamiento de documentos empresariales.
Además, el papel ocupa mucho espacio y tienes que pensar en cómo vas a guardar las cosas. Hemos reunido algunos consejos que te ayudarán a archivar, clasificar y almacenar los archivos de tu empresa:
1. Decide qué vas a conservar
El primer paso es revisar tus documentos y decidir qué vas a conservar. Sólo necesitas la documentación finalizada; el resto es sólo confusión. Querrás reciclar, pero lo más probable es que quieras triturar tus documentos primero. Si se trata de archivos de empleados antiguos con información personal, o incluso de archivos que contenían información de pago, tienes que asegurarte de que te deshaces de las cosas correctamente.
2. Organízate – ¡Consigue una etiquetadora!
Una vez que tengas tus documentos que sabes que debes conservar, intenta agruparlos. En el caso de la información financiera, es bueno guardar las cosas por año, y luego por categoría de ingresos y gastos. Puede que decidas guardar toda la documentación fiscal por separado. Elijas lo que elijas, asegúrate de etiquetar a medida que avanzas.
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Cuando guardes los archivos, piensa en cómo los vas a almacenar. ¿Quieres utilizar carpetas? ¿cajas de plástico, ¿sobres? Hay organizadores de archivos que puedes comprar con pestañas de colores. También puedes utilizar protectores de páginas y colocar las cosas en carpetas.
3. Almacenar verticalmente y en grupos
Es más eficiente almacenar hacia arriba. Esto significa que tienes que utilizar cajas de plástico muy resistentes o invertir en estanterías. Las estanterías tienen la ventaja añadida de que no tienes que mover 5 cajas para llegar a la que realmente necesitas.
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Asegúrate de guardar los archivos «similares» con los archivos «similares». Por ejemplo, es posible que quieras guardar todos los archivos de los empleados en la parte posterior de tu almacén. O puede que quieras guardar toda la información financiera en el lado derecho de tu unidad de almacenamiento, con los años más antiguos al fondo.
Sea cual sea el sistema que elijas, asegúrate de ser coherente y mantenerlo. No es bueno tener los archivos de los empleados dispersos por toda la unidad y tratar de encontrar un año o una persona específica.
4. Almacenar los documentos en una bodega de almacenamiento
Si tu oficina está empezando a rebosar de documentos, archivos antiguos y otro tipo de papeleo, puede que sea el momento de plantearse el uso de usar una bodega de almacenamiento para tu empresa.
El uso de un almacén externo para tus documentos, archivos y registros te permite utilizar el espacio de tu oficina de forma más eficiente y despejar el desorden.
Si te decides por esta opción te recomendamos utilizar cajas de archivo y separadores para ordenar tu documentación y ahorrar espacio. Llena las cajas por completo para que se apilen mejor y puedas aprovechar al máximo el espacio vertical de tu unidad de almacenamiento.
¿Cuánto tiempo debes conservar tus documentos físicos? A continuación, algunos ejemplos
Registros relacionados con los impuestos – 5 años
La mayoría de los registros empresariales utilizados con fines fiscales deben conservarse durante cinco años después de que se preparen los documentos, se obtengan o se complete la transacción a la que se refieren, lo que ocurra más tarde.
Registros financieros: 7 años
Esto incluye toda la documentación utilizada para elaborar el estado financiero de tu empresa.
Registros relacionados con los empleados: 7 años
Todos los registros relacionados con las nóminas, el estado del empleo, las horas trabajadas, los saldos de las vacaciones y los pagos de la jubilación deberían conservarse durante al menos 7 años.
Recibos de grandes compras: indefinidamente
Conserva los recibos por si necesitas una prueba de compra.
Estos son algunos de nuestros consejos para todos los empresarios que buscan una manera óptima de organizar todas las documentaciones que puedan tener, en Renta Espacio contamos con bodegas y mini bodegas de almacenamiento que seguro podrán ayudarte, contáctanos.
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