Llevar un buen registro puede ser un reto para la empresa o el individuo más organizado. Tanto si eres un estudiante ocupado como una empresa en crecimiento, el almacenamiento de documentos es necesario para los documentos fiscales importantes u otros trámites empresariales. Proteger todo, guardar sólo lo que se necesita y almacenar los documentos en un lugar de fácil acceso son tareas vitales tanto para las pequeñas como para las grandes empresas.
Mejor seguridad
¿Cierras con llave tu archivador? ¿Sabes quién tiene acceso a tus registros y archivos? A menos que dispongas de una sala segura con acceso controlado, siempre existe el riesgo de que se pierdan, o extravíen documentos importantes.
Otra gran razón por la que deberías utilizar una unidad de almacenamiento para tus documentos y archivos es la seguridad.
Una bodega o mini bodega como las que Renta Espacio ofrece, te da la seguridad de que todos tus documentos están almacenados de forma segura y sólo tu (o los empleados autorizados) tienen acceso.
Identificar los documentos a almacenar
Los documentos que debes conservar varían en función del tipo de empresa que gestiones. Sin embargo, hay algunas normas generales sobre el tiempo que debes conservar ciertos documentos. Por ejemplo, es aconsejable conservar los registros de las nóminas junto con las declaraciones de impuestos y demás normas tributarias durante al menos seis años.
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Algunos registros deben conservarse indefinidamente, como los acuerdos de asociación y los registros de propiedad, las escrituras y los títulos. Tu empresa también puede preferir conservar los archivos de los clientes durante un número determinado de años. Identificar los documentos que tu empresa necesita conservar te permite elegir el tamaño adecuado de la unidad.
Protección de documentos para su almacenamiento
Un contenedor de plástico opaco de calidad puede ayudarte a proteger tus documentos de la humedad o la luz solar. Mantén tus contenedores organizados comprando la misma marca y estilo para que se apilen de forma segura. Añade una etiqueta detallada en al menos dos lados del contenedor para ayudar a identificar el contenido. Utiliza categorías como «Impuestos» o «Hogar» en las etiquetas. Si necesitas una lista detallada del contenido, ponla encima de los artículos dentro del contenedor.
Rotación de los documentos almacenados
Conservar sólo lo que se necesita puede ser un reto. Para simplificar las cosas, añade una fecha de caducidad en las etiquetas de los contenedores para determinar cuándo hay que eliminar los documentos. También puedes organizar los documentos en carpetas dentro de cada contenedor con sus propias «fechas de caducidad». Destruir tus documentos obsoletos te ayudará a garantizar la seguridad de tu información privada.
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Mantén los documentos cerca
Llevar un buen registro lleva tiempo al principio, pero si eres organizado te ahorrará horas de trabajo en el futuro. Elegir unidades de almacenamiento cercanas también te ahorrará tiempo, así como costes de combustible. Si logras acceder y clasificar fácilmente tus documentos cerca de donde trabajas o vives, es más probable que mantengas las cosas organizadas, actualizadas y seguras.
Soluciones de almacenamiento para tus documentos
El hecho es que, al poner tus documentos importantes en una unidad de almacenamiento, puedes liberar espacio en tu oficina, mientras sigas manteniendo tus documentos seguros y protegidos.
Esto te ayudara a asegurarte de que dispones de la información necesaria y de que no tienes que ocupar un valioso espacio en tu oficina con documentos que no necesitas a diario. Libera ese valioso espacio de la oficina y guarda el desorden de papeles utilizando las unidades de almacenamiento para tus documentos.
Si en tu empresa tienes documentos importantes que necesitas almacenar, no dudes en contactarnos, en Renta Espacio podemos ayudar.
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