Mudanza de oficina
A lo largo de los años, un negocio puede enfrentarse a muchos desafíos, tanto serios como triviales. Y uno de esos tiempos difíciles para una empresa puede ser una mudanza de oficina, no sólo por los sustanciales costes de la mudanza, sino también por el tiempo que seguramente se perderá durante la mudanza real de la oficina.
En realidad, cuanto más rápido se complete una mudanza corporativa, más pronto las cosas pueden volver a la normalidad y todas las operaciones de la compañía reanudarán sus operaciones habituales. Pero planificar un traslado de oficina para que pueda alcanzar y mantener la eficiencia de reubicación deseada nunca es algo fácil de hacer. No es fácil de hacer, pero se puede hacer de todas formas.
Sin duda, la mejor manera de completar una mudanza de oficina es seguir una buena lista de control, una herramienta de organización efectiva para optimizar la mudanza de su oficina como nunca antes.
3 meses antes del día de la mudanza
Empiece a planear el traslado de la oficina lo antes posible para una transición sin problemas. Como regla general, cuanto más tiempo tenga a su disposición hasta la fecha de la mudanza, mejores serán sus posibilidades de organizar la mudanza perfecta de la oficina.
Encuentre una nueva oficina para el negocio. Lo ideal es que el lugar sea superior a la ubicación actual, o al menos no peor en ningún sentido.
Asegure la nueva ubicación firmando un contrato de arrendamiento. Haga que un abogado revise los términos y condiciones de ese contrato para asegurarse de que no haya sorpresas desagradables más adelante.
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Establezca la fecha en la que dejará la actual oficina comercial. Notifique al administrador de la propiedad de sus intenciones de mudarse, la buena comunicación es vital para evitar malentendidos.
Haga los arreglos necesarios entre compañías si usted es el encargado de supervisar y manejar la mudanza de la oficina comercial. En la mayoría de los casos, la mejor manera de abordar la mudanza de la oficina es formar un grupo de trabajo de empleados de confianza que le ayudará a lograr el objetivo.
Establezca un presupuesto preliminar para limitar cualquier caso de exceso de gastos e intente mantenerse dentro del presupuesto de traslado de la oficina.
Solicite estimaciones de costos de mudanzas de oficinas a varias empresas de renombre en su ciudad. Tenga en cuenta que, para gestionar una mudanza de oficina con éxito, necesita contratar a los mejores profesionales de mudanza que tengan experiencia como lo es el servicio de mudanza de Renta Espacio.
2 meses antes del día de la mudanza
Las cosas deberían ir definitivamente en la dirección correcta en lo que se refiere a la mudanza de la oficina. Con aproximadamente 2 meses antes de que se mude debería hacer esto:
Crear un inventario detallado de todos los muebles y equipos de oficina en la oficina actual de la empresa. El inventario de la mudanza de la oficina servirá para 2 propósitos distintos:
1) Le ayudará a determinar si realmente necesita trasladar todo a la nueva oficina de la empresa
2) Puede ser utilizado como una lista de control de embalaje también para reducir al mínimo los posibles errores de embalaje.
Cree un plano de la nueva oficina y utilícelo para planificar cómo encajan los muebles que va a trasladar en función del espacio disponible y la decoración de la oficina. En última instancia, un plano del lugar de destino ayudará a tomar la decisión correcta cuando se trate de qué trasladar a la nueva oficina y qué dejar atrás.
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Piénselo dos veces antes de embalar y mover cualquier artículo de mobiliario de oficina como escritorios, sillas, etc. que no encajen bien en el nuevo espacio de la oficina o que estén demasiado gastados o simplemente rotos para poder ser utilizados en el futuro.
1 mes antes del día de la mudanza
Reúna al equipo de la oficina responsable de la organización de la mudanza de la empresa y compruebe el progreso actual. Consiga más miembros para ayudar si las cosas van demasiado despacio.
Establezca una lista de todas las empresas asociadas, organizaciones gubernamentales e individuos para notificar el cambio de dirección de la empresa.
Pida a los empleados de la oficina que hagan una copia de seguridad de los datos más importantes de sus ordenadores. Cualquier cosa puede suceder durante una mudanza de oficina, por lo que la información crucial debe permanecer segura sin importar lo que suceda.
Digitalizar los documentos en papel más importantes de la empresa como medida de precaución. También, destruya cualquier documento sensible que ya no sea necesario, use una trituradora para hacer eso.
Empiece a apilar todos los suministros de embalaje que va a necesitar, un montón de cajas de cartón de diferentes tamaños, papel de envolver y plástico stretch.
Día de la mudanza
Toda la preparación para la mudanza de la oficina se reduce al día de la mudanza. Afortunadamente, la empresa contratada se encargará de las tareas más duras.
En este día lo más importante es:
Distribuir las llaves o tarjetas de acceso de la nueva oficina a los empleados.
Hacer los arreglos necesarios para saber quién se quedará en la oficina actual para ayudar a los de la mudanza y quién estará en la nueva oficina, si es necesario.
Haga un último recorrido por el espacio de la oficina cuando los de la mudanza estén listos para salir a comprobar si se ha olvidado algo o si hay algo fuera de lo normal, como un caso de daños a la propiedad, por ejemplo.
Recuerde que es importante tener en cuenta que hay muchos muebles diseñados a la medida de los espacios y que para optimizar el espacio, tiempo y manipulación recomendamos desarmar los escritorios.
En el caso que la mudanza de su empresa cuente con Racks es importante contratar a un experto aparte ya que cuando cuentan con varios servidores y cableado estructurado la empresa de mudanza únicamente realiza el movimiento de las cosas más no hace las configuraciones requeridas para un óptimo funcionamiento en el nuevo punto.
Haga que la compañía de mudanzas entregue, y luego desempaque todo el mobiliario y equipo de la nueva oficina. La prioridad principal es perder el menor tiempo posible.
Pídales a los empleados que preparen sus espacios de trabajo personales y estaciones de trabajo lo más pronto posible para que el negocio normal de la empresa pueda reanudarse lo antes posible.
Anime a todos los empleados de la empresa a hacer más acogedor el nuevo espacio de oficina personalizando sus propias áreas de trabajo (arte enmarcado, etc.), así como embelleciendo todo el lugar con plantas.
Escriba una reseña sobre los servicios de los encargados de las oficinas que acaba de utilizar. ¿Por qué? De esa manera, ayudará a otras empresas a utilizar una de las mejores compañías de mudanzas como lo es Renta Espacio.
También puede recibir asesoría vía whatsapp sin costo:
Jennifer Triana
Cristina Cante
