¿Cómo archivar documentos empresariales?

El Estado hace más de una década estableció una ley con el ánimo de regular la manera en que las empresas archivan su información, esta normatividad se conoce como la Ley General de Archivos o Ley 594 de 2000.

Todas las empresas deben cumplir con esta ley, desde de las públicas hasta las entidades privadas que realizan funciones públicas y aquellas con archivos históricos privados de interés económico, social, técnico, científico y cultural. Esta ley define archivo como el “conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura”.

Teniendo en cuenta esta definición podemos deducir que la importancia del archivo radica en el valor que aporta a la empresa en la toma de decisiones y al país como fuente de información para la historia, además, de ser parte de la identidad nacional y el patrimonio cultural.

Esta misma ley divide la información de archivo en 3 tipos, así:

ARCHIVO PÚBLICO

Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PÚBLICO

Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

ARCHIVO TOTAL

Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

Cabe resaltar que aunque esta es la ley principal de archivo en Colombia, hay otras normas que reglamentan la manera en la que las empresas deben archivar su información:

• Ley 80 de 1989 (Creación de A.G.N.).
• Decreto 1777 de 1990 (Asignación de Funciones).
• Decreto 1382 de 1995 (T.R.D.).
• Decreto 998 de 1997 (Transf. Documentos Históricos).
• Ley 927 de 2004 Autoriza afiliaciones AGN.
• Decreto 3666 de 2004 Día de los archivos.
• Decreto 4124 de 2004 S.N.A. Archivos privados.
• Ley 951 de 2005 Informes de gestión.
• Ley 962 de 2005 Antitramites.

Para garantizar que sus documentos sean archivados de forma correcta es importante que conozca las leyes y decretos nombrados anteriormente, el SINAE y la Tabla de Retención Documental (TRD). En esta última podrá encontrar los diferentes tipos documentales y el tiempo de permanencia de cada uno de acuerdo a la normatividad vigente.

Nota: Para conocer con detalle la TRD ingrese aquí. 

A continuación un ejemplo de algunas indicaciones que debe cumplir para archivar sus documentos correctamente:

• Los documentos deben archivarse por tema o asunto en orden de procedencia o sea, como se generaron y en el orden cronológico.
• No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes.
• En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales.
• No se pueden guardar borradores, documentos de trabajo, invitaciones o demás documentos sin valor.
• Todos los documentos deben estar foliados (enumerados) en la parte superior de cada folio útil, en todas las carpetas, respetando el orden natural de los documentos en forma creciente (1,2,3,4,5…).

Estas normas archivísticas tienen la finalidad no solo de archivar correctamente los documentos en cuanto a su producción o recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final si no también la obligación de conservarlos de manera correcta para su posterior uso. Por esta razón, es vital almacenar correctamente los recursos informativos de archivo, no hacerlo puede generar daños irreversibles en los documentos así como consecuencias civiles y/o penales por infringir la ley.

Para el almacenamiento de material archivístico el acuerdo 037 de 2002 establece ciertos requisitos y condiciones técnico ambientales para personas naturales o jurídicas que presten los servicios de depósito y custodia de documentos de archivo.

UBICACIÓN

El terreno en el que se encuentra la edificación no debe presentar riesgos de humedad subterránea o inundación; debe contar con buena ventilación y condiciones ambientales aceptables; además de estar lejos de industrias contaminantes.

ESTRUCTURA

La resistencia de las placas y pisos deberán estar dimensionadas para soportar el peso; los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugo de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.