Aviso de privacidad

“A través del clic en cualquiera de las casillas inmersas en formularios que le pidan diligenciar información de tipo personal y que lleven la frase: “Acepto términos y condiciones” usted está autorizando a RENTAESPACIO S.A.S. para tratar sus datos personales y almacenarlos en sus bases de datos con los siguientes propósitos: Lograr el desarrollo de su objeto social, utilizar la información para el manejo interno administrativo y de facturación, ofrecerle información sobre sus diferentes productos y/o servicios, comunicarle actividades comerciales y de mercadeo, realizar evaluaciones de servicio al cliente y utilizar la información como insumo en estudios de análisis de mercado y estadísticas internas.

 

A continuación, podrá consultar sus derechos como titular de sus datos personales en nuestra Política institucional de protección de datos personales. Cualquier duda relacionada con el tratamiento de sus datos personales nos la puede escribir al siguiente correo electrónico: [email protected]

POLÍTICA INSTITUCIONAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

ARTÍCULO 1° – Objeto. La presente Política de Protección de Datos Personales, en adelante la “Política”, pretende regular la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales en RENTAESPACIO SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADAS, en adelante “RENTAESPACIO S.A.S.”, brindando herramientas que garanticen la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información. La Política se estructura siguiendo los mandatos de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, decretos y demás normativa que la complemente, modifique o derogue.

ARTÍCULO 2° – Definiciones. Para los propósitos de este documento se aplicarán los siguientes términos y definiciones:

  • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable del tratamiento de datos personales, dirigida al Titular de dichos datos, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de datos que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de dichos datos.
  • Bases de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
  • Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Dato Sensible: Corresponde a aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  • Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

ARTÍCULO 3° – Alcance. La Política de RENTAESPACIO S.A.S. cubre todos los aspectos administrativos, organizacionales y de control que deben ser cumplidos por los directivos, funcionarios, contratistas y terceros que laboren o tengan relación directa con la empresa. La Política se integrará con el Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales.

ARTÍCULO 4° – Marco normativo de la política. La Política tendrá como marco normativo el siguiente:

  • Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”
  • Decreto 1377 de 2013, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” y demás Decretos y circulares externas que reglamenten la norma indicada en el numeral anterior.
  • Sentencia de Constitucionalidad C–748 de 2011 mediante la cual se declaró exequible el Proyecto de Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales.

ARTÍCULO 5° – Desarrollo de la política. RENTAESPACIO S.A.S. incorpora en todas sus actuaciones: A) El respeto por la protección de datos personales. En consecuencia, solicitará desde el ingreso del dato, autorización para el uso de la información que reciba B) El respeto a los principios establecidos en la ley y atenderá en sus actuaciones y manejo de información de datos personales las finalidades que se deriven de la recolección de los mismos, C) La implementación de las estrategias y acciones necesarias para dar efectividad al derecho consagrado en la ley estatutaria 1581 de 2012 y demás normativa que la complemente, modifique o derogue, D) La publicidad necesaria para dar a conocer a todos sus usuarios los derechos que se derivan de la protección de datos personales.

ARTÍCULO 6° – Derechos de los titulares. El titular entendido como cualquier persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento tiene:

  • Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales,
  • Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada.
  • Derechos a ser informada respecto del uso dado a sus datos.
  • Derechos a presentar quejas ante la SIC, revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, y
  • Derecho a acceder se forma gratuita a sus datos personales.

ARTÍCULO 7° – Estrategias. 5.1. Tratamiento. Para el adecuado tratamiento y protección de los datos personales, RENTAESPACIO S.A.S. trabaja tres perspectivas básicas que tienen como fin desarrollar políticas particulares de tratamiento de datos de acuerdo con lo previsto en la ley 1581 de 2012 y demás normativa que la complemente, modifique o derogue, estas perspectivas son: a) Perspectiva Jurídica, b) Perspectiva Tecnológica, c) Perspectiva Organizacional. 5.2. Divulgación y Capacitación. RENTAESPACIO S.A.S. definirá los procesos de divulgación y capacitación del contenido de esta Política a través de su página web: www.rentaespacio.co y demás canales físicos y tecnológicos por medio de los cuales solicite la recolección de datos personales. 5.3. Organización interna y Gestión de riesgos. La administración de RENTAESPACIO S.A.S. definirá la organización interna necesaria para la gestión integral de riesgos. 5.4. Manual interno de procesos y cumplimientos. RENTAESPACIO S.A.S., como responsable y encargado del tratamiento de los datos, adoptará un Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales.

ARTÍCULO 8° – Principios rectores. Teniendo en cuenta el Título II de la ley 1581 de 2012 los principios que rigen la política de RENTAESPACIO S.A.S. son los siguientes:

  1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
  2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
  3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
  4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
  5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
  6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;

  1. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  2. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma

ARTÍCULO 9° – Propósitos de la recolección de datos personales. RENTAESPACIO S.A.S. solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento, teniendo en cuenta que los datos personales recolectados por RENTAESPACIO S.A.S. tendrán diferentes finalidades y se clasificarán en distintas bases de datos.

ARTÍCULO 10° – Clasificación de las bases de datos. RENTAESPACIO S.A.S. es consiente que la fuente o el origen del dato personal determina en gran parte el tratamiento que se le debe dar al mismo, de ésta manera  ha clasificado sus bases de datos de la siguiente manera:

10.1. Bases de datos de clientes. Son las bases de datos manuales o automatizadas, que se encuentran estructuradas, y que contienen datos de naturaleza pública y privada de personas jurídicas o naturales, las  cuales de  manera voluntaria han autorizado a RENTAESPACIO S.A.S. a tratar sus datos personales; dicha autorización la obtiene RENTAESPACIO S.A.S. a través de A) La hoja de solicitud de arrendamiento de una bodega, B) El formulario de cotización de servicios o de contacto de la página web www.rentaespacio.co y/o de cualquier otro formulario de su página web, C) El contrato de arrendamiento de Bodega, D) El plan de referidos de RENTAESPACIO S.A.S. y E) Telefónicamente.

10.2. Bases de datos de Empleados: Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con RENTAESPACIO S.A.S., cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos, se incorporan tanto información privada, pública y datos sensibles. El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laborar requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, RENTAESPACIO S.A.S. dará tratamiento a los datos sensibles sin autorización previa.

10.3. Bases de datos de Contratistas y Proveedores: Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por RENTAESPACIO S.A.S., para la   adquisición de servicios   y   bienes   demandados   por   ella   para   su   normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas de sus funciones. Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados y sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de autorización previa del titular.

10.4. Bases de datos de archivos Inactivos: Son las bases de datos manuales o sistematizadas que contienen archivos o información de carácter personal inactiva, recogida en soportes diferentes a los contenidos en los registros públicos que lleva RENTAESPACIO S.A.S.

Sin perjuicio de lo anterior, los titulares de datos personales almacenados en estas bases de datos,   podrán   ejercer   en   cualquier   momento   sus   derechos   de   acceso,   actualización, rectificación y supresión, frente a RENTAESPACIO S.A.S.

ARTÍCULO 11° – Carpeta compartida. Las bases de datos mencionadas en el artículo anterior estarán almacenadas en una carpeta compartida o en la respectiva carpeta compartida en la nube de GOOGLE DRIVE, sin embargo, solo ciertas personas tendrán acceso a ellas, de acuerdo a las facultades que se les deleguen sobre las mismas.

 

ARTÍCULO 12° – Hoja de solicitud de arriendo de bodega. Teniendo en cuenta que el formulario de solicitud de bodega contempla información adicional de terceros, autorizados por los arrendatarios de la bodega, a ingresar a la misma, ésta información de esos terceros será tratada únicamente para lograr el cumplimiento del objeto contractual.

ARTÍCULO 13° – Protección de datos de empleados RENTAESPACIO S.A.S. En el Reglamento Interno de Trabajo, RENTAESPACIO S.A.S. incluirá cláusulas con el fin de autorizar de manera general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución de los contratos de trabajo, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del Titular correspondientes a personas naturales.

ARTÍCULO 14° – Las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento de los datos personales es RENTAESPACIO S.A.S.

 

ARTÍCULO 15° – Archivo de la información. RENTAESPACIO S.A.S. adoptará un espacio adecuado para almacenar las pruebas de las autorizaciones de los titulares de los datos personales, sin embargo si la no se está haciendo uso de dicha información ésta será archivada por 5 años y luego de transcurrir éste término se destruirá.

ARTÍCULO 16° – Vigencia. La presente política rige a partir del primero (01) de enero de 2016 y será publicada en la página web de la empresa. RENTAESPACIO S.A.S. podrá modificar los términos y condiciones del presente documento como parte de su  esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen lo contenido en este documento, con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones. En los casos que esto ocurra se publicará el nuevo documento de políticas y procedimientos en la página web: www.rentaespacio.co