POLÍTICA INSTITUCIONAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

ARTÍCULO 1° - Objeto. La presente Política de Protección de Datos Personales, en adelante la “Política”, pretende regular la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales en RENTAESPACIO SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADAS, en adelante “RENTAESPACIO S.A.S.”, brindando herramientas que garanticen la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información. La Política se estructura siguiendo los mandatos de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, decretos y demás normativa que la complemente, modifique o derogue.

ARTÍCULO 2 Definiciones. Para los propósitos de este documento se aplicarán los siguientes términos y definiciones:

ARTÍCULO 3° - Alcance. La Política de RENTAESPACIO S.A.S. cubre todos los aspectos administrativos, organizacionales y de control que deben ser cumplidos por los directivos, funcionarios, contratistas y terceros que laboren o tengan relación directa con la empresa. La Política se integrará con el Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales.

ARTÍCULO 4° - Marco normativo de la política. La Política tendrá como marco normativo el siguiente:

ARTÍCULO 5° Desarrollo de la política. RENTAESPACIO S.A.S. incorpora en todas sus actuaciones: A) El respeto por la protección de datos personales. En consecuencia, solicitará desde el ingreso del dato, autorización para el uso de la información que reciba B) El respeto a los principios establecidos en la ley y atenderá en sus actuaciones y manejo de información de datos personales las finalidades que se deriven de la recolección de los mismos, C) La implementación de las estrategias y acciones necesarias para dar efectividad al derecho consagrado en la ley estatutaria 1581 de 2012 y demás normativa que la complemente, modifique o derogue, D) La publicidad necesaria para dar a conocer a todos sus usuarios los derechos que se derivan de la protección de datos personales.

ARTÍCULO 6° Derechos de los titulares. El titular entendido como la cualquier persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento tiene:

ARTÍCULO 7° Estrategias. 5.1. Tratamiento. Para el adecuado tratamiento y protección de los datos personales, RENTAESPACIO S.A.S. trabaja tres perspectivas básicas que tienen como fin desarrollar políticas particulares de tratamiento de datos de acuerdo con lo previsto en la ley 1581 de 2012 y demás normativa que la complemente, modifique o derogue, estas perspectivas son: a) Perspectiva Jurídica, b) Perspectiva Tecnológica, c) Perspectiva Organizacional. 5.2. Divulgación y Capacitación. RENTAESPACIO S.A.S. definirá los procesos de divulgación y capacitación del contenido de esta Política a través de su página web: www.rentaespacio.co y demás canales físicos y tecnológicos por medio de los cuales solicite la recolección de datos personales. 5.3. Organización interna y Gestión de riesgos. La administración de RENTAESPACIO S.A.S. definirá la organización interna necesaria para la gestión integral de riesgos. 5.4. Manual interno de procesos y cumplimientos. RENTAESPACIO S.A.S., como responsable y encargado del tratamiento de los datos, adoptará un Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales.

ARTÍCULO 8° - Principios rectores. Teniendo en cuenta el Título II de la ley 1581 de 2012 los principios que rigen la política de RENTAESPACIO S.A.S. son los siguientes:

ARTÍCULO 9° - Propósitos de la recolección de datos personales. RENTAESPACIO S.A.S. solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento, teniendo en cuenta que los datos personales recolectados por RENTAESPACIO S.A.S. tendrán diferentes finalidades y se clasificarán en distintas bases de datos.

ARTÍCULO 10° - Clasificación de las bases de datos. RENTAESPACIO S.A.S. es consiente que la fuente o el origen del dato personal determina en gran parte el tratamiento que se le debe dar al mismo, de ésta manera ha clasificado sus bases de datos de la siguiente manera:

10.1. Bases de datos de clientes. Son las bases de datos manuales o automatizadas, que se encuentran estructuradas, y que contienen datos de naturaleza pública y privada de personas jurídicas o naturales, las cuales de manera voluntaria han autorizado a RENTAESPACIO S.A.S. a tratar sus datos personales; dicha autorización la obtiene RENTAESPACIO S.A.S. a través de A) La hoja de solicitud de arrendamiento de una bodega, B) El formulario de cotización de servicios o de contacto de la página web www.rentaespacio.co, C) El contrato de arrendamiento de Bodega y D) Telefónicamente.

10.2. Bases de datos de Empleados: Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con RENTAESPACIO S.A.S., cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos, se incorporan tanto información privada, pública y datos sensibles. El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laborar requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, RENTAESPACIO S.A.S. dará tratamiento a los datos sensibles sin autorización previa.

10.3. Bases de datos de Contratistas y Proveedores: Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por RENTAESPACIO S.A.S., para la adquisición de servicios y bienes demandados por ella para su normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas de sus funciones. Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados y sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de autorización previa del titular.

10.4. Bases de datos de archivos Inactivos: Son las bases de datos manuales o sistematizadas que contienen archivos o información de carácter personal inactiva, recogida en soportes diferentes a los contenidos en los registros públicos que lleva RENTAESPACIO S.A.S.

Sin perjuicio de lo anterior, los titulares de datos personales almacenados en estas bases de datos, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión, frente a RENTAESPACIO S.A.S.

ARTÍCULO 11 - Carpeta compartida. Las bases de datos mencionadas en el artículo anterior estarán almacenadas en una carpeta compartida, sin embargo solo ciertas personas tendrán acceso a ellas, a través una clave que se renovará cada año.

ARTÍCULO 12 - Hoja de solicitud de arriendo de bodega. Teniendo en cuenta que el formulario de solicitud de bodega contempla información adicional de terceros, autorizados por los arrendatarios de la bodega, a ingresar a la misma, ésta información de esos terceros será tratada únicamente para lograr el cumplimiento del objeto contractual.

ARTÍCULO 13 - Protección de datos de empleados RENTAESPACIO S.A.S. En el Reglamento Interno de Trabajo, RENTAESPACIO S.A.S. incluirá cláusulas con el fin de autorizar de manera general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución de los contratos de trabajo, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del Titular correspondientes a personas naturales.

ARTÍCULO 14 - Las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento de los datos personales es RENTAESPACIO S.A.S.

ARTÍCULO 15 - Archivo de la información. RENTAESPACIO S.A.S. adoptará un espacio adecuado para almacenar las pruebas de las autorizaciones de los titulares de los datos personales, sin embargo si la no se está haciendo uso de dicha información ésta será archivada por 5 años y luego de transcurrir éste término se destruirá.

ARTÍCULO 16 - Vigencia. La presente política rige a partir del primero (01) de enero de 2016 y será publicada en la página web de la empresa. RENTAESPACIO S.A.S. podrá modificar los términos y condiciones del presente documento como parte de su esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen lo contenido en este documento, con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones. En los casos que esto ocurra se publicará el nuevo documento de políticas y procedimientos en la página web: www.rentaespacio.co

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

ARTÍCULO 1 Ámbito de aplicación. Las políticas y procedimientos consagrados en éste manual se aplicarán a RENTAESPACIO SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICACDAS, en adelante “RENTAESPACIO S.A.S.”. El presente manual de políticas y procedimientos de protección de datos personales aplica a cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial, no presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier producto, servicio o beneficio de la RENTAESPACIO S.A.S.

ARTÍCULO 2 Definiciones. Para los propósitos de este documento se aplicarán los siguientes términos y definiciones:

ARTÍCULO 3 Principios para el tratamiento de datos personales. RENTAESPACIO S.A.S. aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales:

ARTÍCULO 4 Deberes con respecto a tratamiento de datos personales. RENTAESPACIO S.A.S. tiene presente que los datos personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Así mismo, RENTAESPACIO S.A.S hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la protección de datos personales. Por lo anterior RENTAESPACIO S.A.S. atenderá los deberes previstos para los Responsables y Encargados del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012 o normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:

ARTÍCULO 5 Derechos de los titulares. El titular entendido como cualquier persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento tiene:

ARTÍCULO 6 Políticas de tratamiento de la información. 6.1. Generalidades sobre la autorización. Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto 1074 de 2015, RENTAESPACIO S.A.S. solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio como por ejemplo, de un contrato, o de un documento específico (formato, formulario, otrosí, etc.). En caso de tratarse de datos de carácter personal privados correspondientes a personas naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se informará mediante el mismo documento específico o adjunto. RENTAESPACIO S.A.S. informará al titular de los datos lo siguiente: A) El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del mismo, B) Los derechos que le asisten como titular, C) La página web, correo electrónico, dirección física y demás canales de comunicación en por los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante el Responsable o Encargado del tratamiento. 6.2. Medio y manifestaciones para otorgar la autorización. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, internet, sitios web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por RENTAESPACIO S.A.S. y será puesto a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales. 6.3. Prueba de la autorización. RENTESPACIO S.A.S. utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. 6.4. Casos en que no se requiere la autorización. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: A) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, B) Datos de naturaleza pública, C) Casos de urgencia médica o sanitaria, D) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, E) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

ARTÍCULO 7 Derecho de consulta. Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de RENTESPACIO S.A.S., En consecuencia, RENTESPACIO S.A.S. garantiza el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 exclusivamente sobre los datos personales privados correspondientes a personas naturales, suministrando a los Titulares de estos datos personales la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo el control de RENTESPACIO S.A.S.; así mismo establecerá las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al Titular de los datos personales que realiza la consulta o petición. Las solicitudes de consulta serán tramitadas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO 8 Derecho de reclamo. El Titular de datos personales privados que correspondan a una persona natural y considere que la información contenida o almacenada en una base de datos que no corresponda a los registros de RENTAESPACIO S.A.S., puede ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales. En tal sentido, podrán presentar reclamación ante RENTAESPACIO S.A.S. El reclamo lo podrá presentar el titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. Si el reclamo estuviese incompleto, el titular lo podrá completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas o errores. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de recibido reclamo que no sea competencia de RENTAESPACIO S.A.S. para resolverlo, tal circunstancia le será informada al tatuar conjuntamente con la devolución de los documentos, con la finalidad de que él mismo radique la solicitud en la autoridad competente. Una vez RENTAESPACIO S.A.S. haya recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, RENTAESPACIO S.A.S. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO 9 Derecho de supresión de datos. 9.1. El Titular de datos personales, tiene el derecho en todo momento, a solicitar a RENTAESPACIO S.A.S., la supresión (eliminación) de sus datos personales, para ello se tendrá en cuenta los siguientes supuestos: A) Que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales, B) Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados, C) Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recogidos. 9.2. Esta supresión implica la eliminación o borrado, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por RENTAESPACIO S.A.S. 9.3. El derecho de supresión no es un derecho absoluto, y por ello, RENTAESPACIO S.A.S. como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando: A) El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, B) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o extrajudiciales para lograr el pago de sumas de dinero adeudadas a RENTAESPACIO S.A.S. o lograr la restitución una bodega, C) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

ARTÍCULO 10 Derecho de revocar la autorización. 10.1. Todo titular de datos personales que correspondan a personas naturales, puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, RENTAESPACIO S.A.S. ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que le permiten al titular revocar su consentimiento. En los casos que sea posible la revocatoria de la autorización, se atenderá bajo las siguientes dos modalidades: A) Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que RENTAESPACIO S.A.S. debe dejar de tratar por completo los datos del Titular de datos personales, B) Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. En este caso, RENTAESPACIO S.A.S. deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos del titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo. 10.2. El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y la Cámara de Comercio Bogotá como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando: A) El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. B) La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o extrajudiciales para lograr el pago de sumas de dinero adeudadas a RENTAESPACIO S.A.S. o lograr la restitución una bodega. C) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

ARTÍCULO 11 Procedimiento para ejercer los derechos a conocer, reclamar, suprimir y revocar la autorización. 12.1. Requisitos. Para poder ejercer los mencionados derechos es necesario acreditar los siguientes requisitos: A) Se debe enviar una comunicación sea física o electrónica, esta debe contener como mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación; para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso, B) Para ejercer estos derechos por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la consulta por medio del correo electrónico: ventas@renta-espacio.com adjuntando la información anteriormente relacionada, C) Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicar la consulta en las instalaciones de RENTESPACIO S.A.S., adjuntando la información anteriormente relacionada, D) La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. 12.2. Términos. La atención de solicitudes de consulta serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo; la atención de solicitudes referentes a reclamos, solicitudes de supresión y revocación de la autorización serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Cuando no fuere posible atender las solicitudes referentes a reclamos, solicitudes de supresión y revocación de la autorización dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO 12 – VIGENCIA. El presente Manual rige a partir del primero (01) de enero de 2016 y será publicado en la página web de la empresa. RENTAESPACIO S.A.S. podrá modificar los términos y condiciones del presente manual de políticas y procedimientos como parte de su esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen lo contenido en este documento, con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones. En los casos que esto ocurra se publicará el nuevo documento de políticas y procedimientos en la página web: www.rentaespacio.co

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