¿Cómo conocer el costo de almacenamiento en mi oficina?



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El almacenaje de archivos o mercancía siempre tiene un costo

La mayoría de empresas da por sentado que el almacenar archivos o mercancía no tiene ningún costo pues se encuentran en sus instalaciones, sin embargo, esto tiene un costo muy grande para la empresa que pasa desapercibido.

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Antes de enseñarle cómo calcular el costo de almacenamiento de su empresa es necesario entender ¿qué es el costo de almacenamiento? La respuesta: es lo que cuesta mantener artículos o archivos en un almacén o espacio.

Pero, ¿si el almacén es propio que gasto puede tener?

Uno de los errores más comunes en las empresas es pensar que por utilizar su espacio como almacén o bodega no tienen ningún tipo de gasto, para desmentir lo anterior a continuación una lista de gastos derivados de tener archivos o mercancía en la oficina:

  • La amortización, es la distribución del costo de la inversión como gasto del espacio destinado como almacén a lo largo de los periodos que el lugar permita obtener ingresos; la amortización también aplica para las instalaciones de estructuras donde se almacenan las cosas. 
  • Impuestos, como su nombre lo indica son todos los impuestos relacionados con el edificio de la empresa.
  • Seguros de protección, se trata del pago se seguros que protege la empresa ante cualquier riesgo y el que incluye riesgos particulares relacionados con el almacén o bodega; estos seguros tienen generalmente especificaciones por tipo de mercancía para poder responder por el valor asegurado, además, el papeleo suele ser tedioso.
  • Mantenimiento, son los costes relacionados con el mantenimiento del espacio como fachadas, infraestructura, reparación, etc. Este mantenimiento se debe realizar con cierta periodicidad y debe tener un seguimiento constante para detectar averías o daños a tiempo.
  • Instalaciones, son las estructuras o mobiliarios utilizados en el almacenaje de la mercancía o archivos tales como estanterías, instalaciones fijas, archivadores, pallets, etc.
  • Manipulación, son los costes técnicos y de personal relacionado con el manejo de archivo o mercancías; en los de personal se incluyen los corporativos como prestaciones de los empleados, sueldos, seguridad social, etc. En los técnicos se deben tener en cuenta el sistema de inventario o archivo, equipos de elevación o traslado, reparación y mantenimiento, suministros (electricidad, combustible, etc.).
  • Seguridad, el costo de la vigilancia del almacén, entre los que se incluye personal de seguridad, cámaras, sensores, alarmas, entre otros.
  • Aseo y servicios públicos, costes de la limpieza periódica del espacio y el pago de servicios como agua y luz.
  • Pérdida o daño, son aquellos accidentes que ocasionan daños en la mercancía o archivos, en el caso de estos últimos la pérdida se puede calcular a partir de las acciones que se deban realizar para recuperar los documentos vs el tiempo invertido en estas labores.
  • Obsolescencias, en el caso de las mercancías está relacionado con la pérdida de capital por la desvalorización del artículo; para el archivo está relacionado con el gasto de movilización del material y de su proceso de deshecho.

¿Cómo calculo el costo de almacenamiento?

Teniendo en cuenta todos los gastos anteriormente descritos, haga una lista de cuáles aplican o no de acuerdo a su negocio, pues no es lo mismo los costos de un almacén de repuestos a un espacio de archivo en una oficina. 

Cabe resaltar que el archivo de una oficina si representa gastos importantes para la empresa, sobre todo en tiempo, según un estudio de Coopers & Lybrand:

  • Los empleados invierten mensualmente entre un 20% y un 40% de su tiempo de trabajo para buscar la información que necesitan para poder hacer el trabajo.
  • Los profesionales invierten entre el 5% y el 15% de su tiempo leyendo información… pero gastan el 50% del tiempo buscándola.

El tiempo invertido en estas tareas reducen la productividad de los trabajadores y por ende las ganancias de la empresa, de ahí la importancia de calcular el costo de todas estas tareas entre las cuáles se incluye el costo de almacenamiento.

“Entre el 25% y el 33% del espacio de oficina es usado para el área de archivo”

Calcular el costo de las tareas de archivo es fácil:

  • Contabilice los archivos diarios que archiva y los que se consultan.
  • Contabilice los archivos diarios que se buscan por extravío o porque fueron mal archivados. 
  • Contabilice también aquellos archivos diarios que se deben rehacer porque se perdieron.
  • Calcule los minutos que lleva realizar cada una de estas tareas y multiplique por el costo hora/empleado de las personas que ejecutan estas tareas.

A estos costos súmele los mencionados inicialmente en los gastos de espacio en la oficina y tendrá el costo total de almacenamiento de su archivo, y no olvide los más cotidianos como impresión, fotocopiado, distribución de documentos, etc.

Otra forma de calcular el costo de almacenamiento para empresas que manejan mercancía es de la siguiente forma:

1. Calcule el monto de inventario promedio

Monto de inventario promedio

2. Divida los gastos del almacén o bodega en el inventario promedio

Índice de gasto de almacenaje por peso invertido

3. Si tiene diferentes tipos de productos o artículos divídalos por categoría y calcule el inventario promedio de cada uno, luego multiplíquelo por el índice de gasto de almacenaje, sume los resultados de todas las categorías y obtendrá el costo de almacenamiento.

Costo de almacenamiento

Después de realizar estos cálculos usted conocerá el valor real de su almacenamiento de mercancía o archivo y podrá evaluar si es más económico rentar una bodega para su oficina o no; una de las grandes ventajas de arrendar una bodega es que reduce gastos de vigilancia, mantenimiento, seguros, instalaciones, equipos de manipulación, entre otros.

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