8 tips para el almacenamiento de archivos en una minibodega



8 tips para el almacenamiento de archivos en una minibodega - Artículo
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Los archivos de una empresa son importantes, pero requieren mucho espacio

Algunas personas creen que los documentos de archivo no tienen gran importancia para la empresa y los almacenan de forma desordenada y sin ningún tipo de cuidado, grave error.

Los archivos empresariales son vitales para cualquier empresa, pues guardan el registro de cada movimiento realizado, desde una contratación hasta actas de reuniones, modificaciones de contrato, capacitaciones, actividades de recursos humanos, auditorías, contaduría, etc.

Almacenar archivos en minidobegas Renta Espacio

Todos estas carpetas o popularmente llamadas Azetas, deben estar almacenadas no solo en forma ordenada, sino que también deben contar con un espacio con características especiales en cuanto a su infraestructura, señalización y métodos de almacenaje. 

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Si no sabe como archivar sus documentos empresariales de forma correcta, no se preocupe, usted no es el único, porque aunque casi todo el mundo sabe qué es un archivo de empresa no tiene ni idea que para esta área existen regulaciones y especificaciones para su uso.

Para facilitarle esa parte tediosa de la tarea tenemos un artículo que podrá ayudarlo: ¿Cómo archivar documentos empresariales? Tenga en cuenta que existe la Ley General de Archivos en Colombia (LEY 594 DE 2000), la cual rige todas las funciones archivísticas de las empresas en el país.

Según esta ley “los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional”.

Almacenar archivos de oficina en una minibodega de Renta Espacio

Así el funcionamiento de un archivo empresarial 

Para tener un archivo ordenado, eficiente y con todo lo que dicta la ley hay que realizar lo siguiente:

  • Categorización de los archivos
  • Administración de los archivos (espacios, materiales,etc.)
  • Gestión de documentos (procesos archivísticos, capacitaciones, etc.)

En cuanto a la clasificación según la misma ley se debe tener en cuenta el ciclo vital de los documentos:

a. Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

b. Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

c. Archivo histórico. Son los documentos de archivo de conservación permanente que se transfieren desde el archivo central.

Archivos de oficina almacenados en minibodegas Renta Espacio

8 tips para almacenar los archivos con éxito

1. Materiales para conservar; use carpetas que sean para esta labor, es importante que se puedan agregar folios, retirar documentos sin problema, y que su exterior sea resistente al polvo y la humedad; generalmente se usan legajadores en propalcote y ganchos de plástico para evitar que los documentos se llenen de óxido. 

2. Cajas para almacenamiento de documentos; existen cajas especializadas para el almacenamiento de documentos de archivo, estás previenen el contacto con el polvo, la humedad y los animales como los roedores y los pececillos de plata.

3. Marque todo; cajones, archivadores o gavetas con la categoría o tipo de archivo que estos contengan. Ejemplo: tesorería, contaduría, contratos, etc.

4. Categorice las carpetas; al igual que los mobiliarios debe marcar con detalle las carpetas o azetas, primero, por el tipo de contenido del archivo (impuestos, proyectos, clientes, etc.); segundo, por el año y al interior dividirlo por meses.

5. Asigne colores a las categorías; cuando los archivos son de uso frecuente una buena forma de identificarlos es asignándoles separadores de colores. Ejemplo: morados actas comités, azul contratos proveedores, etc.

6. Cree legajos; para documentos que tienen variaciones o se necesita añadir más información es importante reunir toda la documentación en legajos para asegurar que esten todos los soportes que corresponden a nivel general. Ejemplo: contratos, hojas de vidas, historias clínicas, etc.

7. Para la restauración documental; los documentos deben quedar sueltos por eso se debe quitar con cuidado ganchos, clips, papeles separadores, adhesivos, etc. Si hay documentos de menor tamaño tipo baucher deben pegarse en hoja tamaño carta para evitar que se pierdan.

8. Generalidades de los documentos; todos los documentos se deben perforar a tamaño carta, foliar (numerar) a lápiz (preferiblemente lápiz nº2) o con numerador específico todas las hojas para que cada legajo quede de 200 hojas máximo.

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Con estos 8 tips podrá almacenar sus archivos de forma ordenada y profesional, optimizando el tiempo en las labores archivísticas, usando el espacio de forma correcta y conservando los documentos por tiempo prolongado.

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